7月18日，志愿者业务口副经理丁伟芳和两位老师就赛前准备及赛时运行计划进行了讨论，其中包括“志愿者之家”管理条例、慰问巡查工作规范、志愿者工作赛时应急机制、工作例会制度以及志愿者激励保障通用政策。

在讨论赛事运行物资计划时，他们将列出的物资一一筛选，以确保没有任何一件物品是多余的，也没有任何一件物品被遗忘。清凉油、十滴水、菊花茶等祛暑物品、“志愿者之家”的娱乐物资、志愿者的纪念品等，都在这份物资计划中得到体现。讨论中，运行组的纪彬彬老师提出：应购置茶桶，直接将沏好的茶水提供给志愿者，而不是提供茶叶和热水，以避免浪费茶叶及剩茶根随意丢弃的现象发生。这一意见提出后，得到了副经理丁伟芳的认同，并且立即写入物资清单。例会什么时候开、开会时说哪些内容、“志愿者之家”如何布置、志愿者手册的内容，等等，每个问题都会被细化。

在这次奥运会的服务中，宣传组将会为每名志愿者拍摄最短时长为一分钟的视频，包括自我介绍、工作记录等，以制作纪念光盘，记录这难得的服务奥运的工作场景。同时，宣传组也要保证每名志愿者都有图片资料保存，制作团队纪念册。

赛时，两部志愿者热线将开通，一部位于志愿者服务处，用于志愿者意见投诉及反馈；另一部位于“志愿者之家”，用于志愿者对于乘车路线的咨询。